Sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS) para la realidad pospandémica

Tras la lucha inicial por implementar soluciones de “regreso al trabajo” a corto plazo, las organizaciones están retrocediendo para reevaluar sus estrategias generales en el lugar de trabajo a medida que pasan de la crisis a la recuperación y la resiliencia . Durante el próximo año, dos tercios de las empresas invertirán en automatización relacionada con sus instalaciones. ¿Qué tan bien soporta su sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) la automatización en su realidad pospandémica? Una de cada cinco empresas en todo el mundo agregará nuevas aplicaciones de tareas , o TaskApps, para abordar las necesidades descubiertas por la pandemia COVID-19. ¿Necesita nuevas aplicaciones de gestión del lugar de trabajo?

Las empresas le dicen a IDC que se están tomando el tiempo para reevaluar el diseño del espacio y evaluar sus carteras de bienes raíces en oficinas, campus, sucursales, puntos de venta, centros de salud, almacenes y sitios industriales. Las organizaciones se dan cuenta de que ahora necesitan una estrategia de transformación digital para la gestión de instalaciones, respaldada por un conjunto sólido de herramientas de gestión del lugar de trabajo para brindarles flexibilidad y resistencia.

IDC publicó recientemente IDC MarketScape: Evaluación de proveedores del sistema de gestión del lugar de trabajo integrado mundial 2020–2021 . Este MarketScape de IDC ayuda a los equipos funcionales y de TI con su proceso de evaluación de proveedores de software. La intención detrás de un IWMS es unir funciones dispares en la administración de instalaciones, servicios en el lugar de trabajo, bienes raíces, planificación del espacio y operaciones, en un solo sistema. El uso de una única aplicación para toda la empresa permite a los equipos estandarizar los flujos de trabajo, reducir la duplicación, compartir información y, en última instancia, tomar decisiones de forma colaborativa.

Trazar nuevas prioridades de gestión del lugar de trabajo

Por su naturaleza, un IWMS tiene un amplio mandato con demandas competitivas. Uno de los mayores desafíos internos es complacer a un conjunto diverso de componentes en todas las áreas funcionales cubiertas por un IWMS. Basado en conversaciones con los usuarios finales del software de gestión del lugar de trabajo y los proveedores de aplicaciones, IDC observa tres tendencias generales en los lugares de trabajo, que impulsarán nuevas prioridades de gestión del lugar de trabajo :

• Cumplir con los cambiantes requisitos de salud y seguridad: La pandemia mundial de COVID-19 aumentó la conciencia y la importancia de la salud de los trabajadores en todos los sectores. Los empleados son más conscientes de las ramificaciones de la circulación del aire, la desinfección y los objetos físicos compartidos. Además, los reguladores gubernamentales pueden exigir el cumplimiento de nuevas prácticas de salud y seguridad. El lugar de trabajo del futuro monitoreará mejor los factores ambientales, aumentará la transparencia en las prácticas de limpieza y ayudará a los ocupantes a navegar de manera eficiente por el espacio, y hará cumplir la política de la empresa sobre la entrada al edificio.
• Soporte mejor a los trabajadores remotos / híbridos, independientemente de su ubicación: las organizaciones están reconsiderando los servicios y tecnologías que se brindan a los empleados, independientemente de su ubicación. Cuando se produjo la pandemia, muchos empleados se llevaron artículos de las instalaciones de la empresa a casa, compraron equipos de trabajo con su propio dinero o utilizaron los estipendios de la empresa para las compras de la oficina en casa. Ahora, las empresas están considerando opciones como centros de satélites o máquinas de proveedores para desembolsar equipos. Para manejar circunstancias más fluidas, las organizaciones deben actualizar sus antiguas políticas y sistemas de administración de instalaciones y activos, que se basaban en que la mayoría de las personas se encontraran en los mismos lugares de trabajo físicos.
• Reconfigure los lugares de trabajo y la tecnología para promover la colaboración: IDC claramente ve el cambio al lugar de trabajo como un lugar de reunión para socializar y trabajar en estrecha colaboración con colegas. Como resultado, las oficinas pueden aumentar los espacios para reuniones y reservables y reducir la cantidad de escritorios asignados, al tiempo que brindan espacios adecuados para quienes trabajan principalmente en el lugar. Los empleados, contratistas y visitantes que ingresan a la oficina de manera intermitente necesitarán formas convenientes y confiables de asegurarse de tener los espacios disponibles para el trabajo del día y de saber quién más está en el lugar.

El futuro de IWMS es la nube, automatizado y móvil

¿Hacia dónde se dirigen las aplicaciones IWMS? Las aplicaciones IWMS basadas en la nube y SaaS modernas pueden ayudar a orquestar una toma de decisiones basada en datos más rápida, automatizar los procesos comerciales y cumplir con los requisitos móviles. Varios factores clave a considerar al evaluar las aplicaciones de IWMS incluyen:

• El trabajo híbrido acelera la adopción de SaaS y la nube : más trabajadores híbridos significa que las personas necesitan acceso a sistemas críticos en cualquier momento y lugar. Las organizaciones están aumentando las inversiones en aplicaciones empresariales en la nube para facilitar la implementación, la configuración y la escalabilidad. Cuando la pandemia de COVID-19 interrumpió los negocios, los equipos de administración de bienes raíces e instalaciones que ya estaban implementando aplicaciones en la nube pudieron adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes, acceder a información comercial crítica e implementar de inmediato nuevas herramientas lanzadas por los proveedores de software.

• COVID-19 impulsa flujos de trabajo más automatizados y sin contacto : la pandemia fue una llamada de atención para los rezagados digitales. Demasiados equipos de gestión de instalaciones y lugares de trabajo todavía dependen de procesos manuales o semiautomatizados. Aumente la automatización buscando áreas en las que los usuarios ingresen datos o abandonen el IWMS para completar una tarea, como actualizar los gráficos de asientos o el seguimiento de órdenes de trabajo. Para mejorar aún más la salud y seguridad de los ocupantes, las organizaciones deben decidir si, cuándo y cómo actualizar activos, sistemas y flujos de trabajo a alternativas sin contacto y sin contacto.

• Los usuarios finales esperan soluciones móviles centradas en el ser humano : después de un año de estar sentados en casa y usar aplicaciones móviles y tecnología inteligente para el hogar, las personas se preguntan por qué la tecnología en el trabajo es tan diferente de sus vidas personales. IDC predice que para 2022, el 75% de las organizaciones utilizarán soluciones móviles para mejorar la recopilación de datos no estructurados en el punto de actividad, brindar un mejor soporte a los trabajadores remotos / híbridos y optimizar la productividad de los recursos. Las organizaciones buscarán formas de satisfacer las demandas de los trabajadores de experiencias más parecidas a las de los consumidores, como asistentes virtuales e interfaces de voz.

Explore más tendencias de IWMS en el informe MarketScape de IDC

El informe IDC MarketScape utiliza un marco integral para evaluar a estos proveedores en relación con un conjunto de criterios que explican el éxito tanto a corto como a largo plazo en el mercado de IWMS. La metodología de investigación aplica una metodología de puntuación rigurosa basada en medidas cuantitativas, informes cualitativos para proveedores y referencias de clientes. Los nueve proveedores de sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo evaluados en este informe de MarketScape son: Accruent, Archibus, FM: Systems, IBM, Nuvolo, Planon, SpaceIQ, Tango y Trimble.

Las organizaciones suelen comprometerse varios años con sus aplicaciones IWMS porque los costos de migrar los datos, configurar y personalizar los flujos de trabajo, integrarse con sistemas adyacentes y capacitar a una amplia base de usuarios es demasiado alto. Por lo tanto, es vital evaluar la estrategia, la hoja de ruta y la capacidad de respuesta del proveedor de software a los comentarios de los clientes, además de las características y funcionalidades actuales del proveedor.

Traducción del artículo original de IDC
https://blogs.idc.com/2021/01/11/integrated-workplace-management-systems-iwms-for-the-post-pandemic-reality/
Ene 11, 2020 / Juliana Beauvais