En que se equivocan las empresas cuando hacen perenne su TI (Evergreen IT)

Todos estamos familiarizados con dos tipos principales de automóviles a la venta: Motor de combustión interna (ICE)/automóviles regulares o Vehículo eléctrico (EV)/automóviles eléctricos. Con el primero, tendrás tu esquema de mantenimiento regular, y el auto permanece prácticamente igual que en el momento de la compra. Esto es revolucionariamente diferente a la mayoría de los autos eléctricos. Las nuevas actualizaciones «Over-the-Air» (OTA) para el automóvil traen nuevas características y mejoras cada mes. Esto significa que el automóvil está mejorando un poco con el tiempo sin tener que ir al mecánico. Eso también sería bueno para un entorno de TI, ¿verdad?

Para lograr esto, las empresas están implementando Evergreen IT. Pero, ¿qué es exactamente Evergreen IT, cuáles son los riesgos y cómo puede comenzar a aplicarlo dentro de su organización? Este blog es una introducción al mundo de Evergreen IT.

Siempre verde TI

Aunque el término ‘Evergreen IT’ existe desde hace bastante tiempo, sigue siendo relevante. Muchas empresas todavía se están poniendo al día con la tecnología y las formas de trabajar que son más iterativas. El equilibrio se está desplazando cada vez más hacia tiempos de comercialización más cortos para la introducción de nuevas funcionalidades y soluciones de actualización que hacen uso del software como servicio (SaaS) y la infraestructura de la nube (pública). Esto requiere un enfoque diferente y procesos más alineados con estos objetivos.

El enfoque de TI de Evergreen toma nuevas formas de trabajar desde la gestión de la infraestructura de nube (pública) y las soluciones SaaS y las aplica a la gestión de TI en general. En lugar de planificar meticulosamente proyectos de actualización grandes y prolongados, las actualizaciones más pequeñas se aplican con mayor frecuencia. Las actualizaciones más pequeñas en su mayoría contienen cambios más pequeños en la funcionalidad y la tecnología, lo que reduce el esfuerzo necesario para verificar los problemas de compatibilidad en las soluciones. Evergreen IT también se alinea con la forma ágil de trabajar que se ha vuelto predominante en muchos departamentos de TI y equipos de entrega de proveedores de TI. Y, Evergreen IT respalda el siguiente paso y pasa a DevOps.

Desafíos

La introducción del método Evergreen IT requiere un nuevo tipo de flexibilidad y la gestión de las expectativas desde la perspectiva del usuario final. En las organizaciones de TI más tradicionales, los usuarios finales se enfrentan a grandes cambios en la funcionalidad y necesitan más tiempo para adoptar la solución actualizada. Para gestionar este cambio y adopción, la gestión se centra en preparar y gestionar las expectativas de los usuarios finales. Además, durante y después de implementar el cambio, las organizaciones de TI deben asegurarse de que la cantidad adecuada de soporte esté disponible para el cuidado posterior. Este proceso suena sencillo y relativamente simple, hasta que se trata de cambios en los que se necesitan varias partes/proveedores. En ese caso, la organización de TI y el(los) proveedor(es) deben preparar y planificar ampliamente la comunicación y minimizar el posible impacto en el entorno de TI. Se debe informar a los usuarios finales a lo largo del proceso de cambios para que entiendan el impacto en su entorno de trabajo y que puedan encontrar algunos problemas. Lo mismo se aplica a los otros proveedores en el ecosistema, a quienes también se les debe informar (o incluso acompañar) sobre los próximos cambios. La gestión de todo el ciclo de cambio requiere mucho tiempo y ha demostrado ser difícil.

El enfoque de Evergreen IT es 180 grados diferente en comparación con la forma tradicional de gestionar el cambio, ¡eso es algo bueno! En un entorno de TI cada vez más verde, los usuarios finales se enfrentan a cambios más pequeños pero más frecuentes. Por ejemplo, las rutinas diarias del usuario final actual incluyen actualizaciones de aplicaciones, teléfonos e incluso automóviles. Por lo tanto, los usuarios finales ya están familiarizados con este proceso hasta cierto punto y tienen experiencia en un entorno que cambia rápidamente con poco impacto. Esta es una gran ventaja para el departamento de TI y los ayuda con cambios más rápidos y la introducción secuencial de nuevas funciones y tecnologías. Al aplicar e implementar cambios menores, los usuarios finales experimentarán un entorno de TI fácil de usar y en constante mejora, y no se molestarán con grandes actualizaciones incrementales. Con la introducción de Evergreen IT,

Desde la perspectiva del departamento de TI, existen múltiples desafíos y requisitos para cambiar la forma de trabajar a una más ágil, que ayude a lograr objetivos siempre verdes. Algunos ejemplos de cambios que se necesitan incluyen aumentar la frecuencia y la atención de las tendencias de monitoreo y las actualizaciones en tecnología y soluciones. También es necesario mejorar la flexibilidad de los procesos de servicio como: Gestión de cambios, Gestión de lanzamientos e implementación, Validación de servicios y Gestión de pruebas y seguridad. Además del proceso y la función de supervisión de la organización de TI, también es necesario mejorar las capacidades de prueba. Las pruebas de nuevas versiones deben realizarse con más frecuencia y de manera continua para ser más flexibles y adoptar e impulsar nuevas soluciones rápidamente.

Todos estos cambios en el proceso requieren un mayor nivel de automatización, para garantizar que las pruebas se realicen de manera correcta y consistente y que la implementación se ejecute sin problemas en el entorno de producción. Esto alinea y respalda la forma de trabajar de DevOps, con el propósito de integrar el desarrollo de nuevas funcionalidades y operaciones de TI, para implementar mejoras y funcionalidades más rápido.

Además de mejorar el entorno de TI actual y los procesos de gestión de (servicios) de TI, la introducción o redefinición de la subcontratación de TI puede desempeñar un papel muy importante en la adopción de la metodología de TI de Evergreen y ayudar a abordar algunos de los desafíos mencionados anteriormente.

Experiencia

Basándonos en nuestra experiencia, para poder tener una TI perenne, las empresas deben adherirse más estrechamente a la funcionalidad estándar ‘lista para usar’ o ‘lista para usar’ de las soluciones (de software). De esta manera, la actualización se vuelve más fácil, ya que gran parte de las pruebas las realiza el proveedor de la solución. Las organizaciones de TI, por otro lado, necesitan centrarse principalmente en la integración de la solución dentro del entorno de TI. Las personalizaciones adicionales y los complementos creados sobre las soluciones estándar requieren más esfuerzo, lo que puede agregar tiempo para lanzar e implementar nuevas funciones. La desventaja de implementar principalmente la funcionalidad estándar es que las soluciones están menos adaptadas a los procesos comerciales existentes y la empresa deberá alinear sus procesos con las soluciones.

Además, para poder reaccionar de manera proactiva a los cambios en las soluciones, el departamento de TI deberá monitorear más de cerca los desarrollos y tendencias de proveedores y mercados y asegurarse de que el proceso de gobierno y (Gestión de servicios) incluya esto.

Por último, antes de cambiar un sistema o solución en un proceso comercial, un caso comercial siempre debe ser parte de la evaluación y la toma de decisiones. De esta manera, una decisión concisa puede estar triangulando los objetivos a corto y largo plazo junto con las implicaciones financieras asociadas. En nuestra experiencia, a menudo falta un caso de negocios o no se le presta la atención adecuada. ¡Esto da como resultado una discusión basada en opiniones y conversaciones sin tener hechos sólidos!

Acciones y consejos sobre cómo empezar con Evergreen IT 

• Utilice la experiencia del usuario final ‘en casa’ como base para diseñar procesos para actualizar soluciones e implementar nuevas funciones. En casa, los usuarios finales están acostumbrados a un entorno siempre verde donde las actualizaciones y la nueva funcionalidad se entregan rápidamente en pequeñas iteraciones, y esta expectativa se está trasladando cada vez más a su entorno de trabajo.
• Implemente una estrategia de comunicación multicanal para notificar a los usuarios finales, utilizando mensajes breves junto con enlaces a ubicaciones específicas para brindar información más detallada. Esto permitirá a los usuarios finales acceder fácilmente a información adicional sobre los cambios y la nueva funcionalidad, si así lo desean (por ejemplo, a través de correo electrónico, SharePoint y la intranet/sitio web de la empresa). 
• (re) Considere las oportunidades de subcontratación de TI para ayudar a introducir o madurar aún más la forma de trabajar de Evergreen IT en el entorno de TI.
• Alinearse con los estándares de la solución proporcionada limitando el nivel de personalización.
• Con respecto a las pruebas: ¡Automatizar, automatizar, automatizar! Esto respalda la velocidad y la agilidad requeridas en la implementación de software nuevo.
• Validar la madurez de los procesos del proveedor con respecto a sus soluciones SaaS o en la nube (pública). Al igual que los departamentos de TI, los proveedores también se encuentran en varias etapas de implementación de procesos Agile, DevOps y Evergreen que generan riesgos. Verifique el nivel de madurez cuidadosamente para asegurarse de que el departamento de TI y los procesos del proveedor estén alineados.

Traducción del artículo original de IDC
https://blogs.idc.com/2023/03/17/what-companies-get-wrong-when-they-evergreen-their-it/
17 DE MARZO DE 2023